Статьи

Почему мы ничего не успеваем?!

Варвара Агламишьян

У меня нет времени

Темп жизни растет за счет ненужной возни на работе

Самая частая жалоба работающего человека: "У меня ни на что не хватает времени". Слова о том, что темп жизни постоянно ускоряется, уже давно стали рекламным слоганом, помогающим продавать технические новинки. Про карьеристов, не видящих жизни из-за постоянной работы, написаны сотни книг и тысячи газетных статей. Между тем исследования показывают, что значительную часть времени в офисе мы теряем впустую. Почему так происходит?

Как в сказке Льюиса Кэрролла, нам приходится бежать все быстрее, чтобы хотя бы остаться на одном месте. Например, данные исследования, проведенного в США (Work/Life Survey, автор - компания Monster), показывают, что 61% участников опроса считают себя перегруженными на работе, 82% работников заявили, что недовольны соотношением работа/личная жизнь, а 72% сказали, что работают больше 40 часов в неделю. С учетом того, что исследование проводится ежегодно, его авторы делают вывод, что процент перерабатывающих сотрудников в американских компаниях постепенно увеличивается. Рост этот составляет 1-2% в год по различным статьям опроса. То же самое происходит и в Европе.

Например, еще три года назад в одном из американских изданий была опубликована статья, восхваляющая традицию испанской сиесты - послеобеденного отдыха, которой свято придерживаются во многих странах Старого Света. Автор статьи советовал американцам, увязшим в гонке за успехом, притормозить и позаимствовать европейский опыт. Но в реальности случилось наоборот. Уже прошлым летом появились публикации о том, что испанцы отказываются от сиесты по причине ускоряющегося темпа жизни.

Понятно, что и Россия не исключение. Ускорение особенно остро ощущается в крупных городах. "Конечно, темп жизни возрастает, - говорит заместитель генерального директора компании "Империя кадров" Александр Баранюк. - Растет конкуренция на рынке, растут задачи, поставленные руководством, необходимость постоянно улучшать качество предоставляемых услуг, увеличивать долю компании на рынке. Так что постоянного ускорения темпа жизни не избежать, если хочешь выжить в бизнесе".

Время бежит быстрее

"Время - очень условная величина, и его темп зависит от множества обстоятельств, - говорит исполнительный директор компании Begin Group Марианна Сливницкая. - И хотя часто дефицит времени связан с непродуманным распределением ресурсов или плохим тайм-менеджментом, все же многим ДЕЙСТВИТЕЛЬНО его не хватает". По ее словам, даже если бы они правильно распределяли работу, имели достаточное количество подчиненных и прекрасное ощущение времени, все равно его бы не хватало. Просто у них была бы реальная возможность сделать для своей компании больше, если бы в сутках имелось хотя бы 25 или 26 часов. "Можно рассудить, что с появлением мобильной связи, интернета, электронной почты времени должно быть больше на работу, - говорит PR-менеджер компании "Империя кадров" Ольга Федорова. - Однако его все равно катастрофически не хватает. В погоне за карьерой, деньгами человек старается работать, учиться, посещает параллельно какие-нибудь курсы, конференции и так далее. То есть он забивает свой рабочий день до упора". По ее словам, на вопрос, почему такое происходит, многие ответят - "Такое время, хочешь жить, умей вертеться".

"Мне кажется, темп жизни увеличивается вместе с карьерным ростом, - говорит Марианна Сливницкая. - Увеличивается количество обязанностей, из-за того что они становятся очень разными, сложнее переключаться, возникает ощущение, что совсем ничего не успеваешь. Но самое главное, на мой взгляд, - это увеличение ответственности. Если на начальных позициях риск от того, что ты что-то не успеешь, небольшой, то на топ-позициях он совершенно критичный. Я думаю, человек не успевает сделать примерно такую же часть дел, но на руководящих позициях это становится совершенно недопустимым".

Надо замедляться?

Любопытно, что социологи уже не первое десятилетие говорят о том, что темп жизни современного человека противоестественен. На недавней международной конференции в Оксфорде с призывом "притормозить" выступили сразу два докладчика - Карл Оноре и Берри Шварц. Оба - авторы книг на тему "замедления жизни".

Чем же не устраивает ученых современный темп человеческого существования? Дело в том, что, с точки зрения циничных социальных антропологов, на развитие любого вида влияют два фактора. Межвидовая и внутривидовая конкуренция. Однако человек уже давно вытеснил всех остальных хищников, свел к минимуму влияние окружающей среды и теперь конкурирует сам с собой. Автор этой идеи Конрад Лоренц сравнил темп жизни современных людей с оперением райских птиц - причудливым, но совершенно не функциональным. Святая святых современного бизнеса - идея достижения успеха - является не более чем иллюстрацией этого тезиса. Мы просто конкурируем друг с другом и тратим большую часть времени на доказательство своей состоятельности. За счет этого и растет темп жизни.

И практика подтверждает этот вывод. Большую часть времени на работе поглощает совершенно непродуктивное общение с окружающими. Например, проведя мини-опрос среди своих коллег, Ольга Федорова обнаружила, что "большую часть времени отнимают пустые разговоры, неэффективные совещания и чрезмерные отчеты".

"Мой мозг заснул, а я не смог его разбудить"

Не секрет, что весьма распространенный, хотя и не вполне этичный способ подкорректировать баланс между работой и личной жизнью - сказаться больным. На прошлой неделе рекрутинговый портал CarrerBuilder.com опубликовал результаты любопытного исследования о том, как часто сотрудники американских компаний не являются на работу, объясняя это якобы проблемами со здоровьем.

Как оказалось, 35% работающих американцев прибегали к этому методу на протяжении последних 12 месяцев, а каждый десятый делал это несколько раз. Главной причиной обмана работодателя нерадивые сотрудники назвали срочную необходимость во времени для решения личных проблем. Второе и третье места заняли более прозаические причины: "проспал" и "необходимость отдыха".

Исследователи также собрали небольшую коллекцию наиболее экзотических объяснений прогулявших работников. Среди них:
"Не пришел на работу, потому что скончалась моя обезьянка",
"Не смог найти ботинки",
"Кот разбил мой будильник",
"Забыл какой день недели",
"Кто-то подсыпал наркотик мне в стакан",
"Забыл, что у меня сегодня свадьба",
"Всю ночь не мог заснуть из-за привидений в моей комнате",
"Меня укусила корова. Пришлось идти к врачу",
"Мой мозг заснул, а я не смог его разбудить".

Почему мы ничего не успеваем

Непродуктивное общение и отсутствие ясности в работе - вот причины, убивающие треть времени, которое мы проводим на работе. Эти данные были получены корпорацией Microsoft в результате завершенного недавно всемирного исследования.

Минимум 30% рабочего времени используется неэффективно. Средняя рабочая неделя в мире составляет 45 часов. Причем 17 часов из них участники проведенного недавно исследования считают потраченными впустую, или "непродуктивными". Причины же, приводящие к этому, едины для компаний всего мира. Как показало исследование, это нечетко сформулированные задачи, недостаток общения в команде и неэффективные встречи. Об этом сообщили 31% респондентов. Другие распространенные причины снижения эффективности на работе: нечеткие приоритеты (31%) и "откладывание на потом" (29%).

Самым главным врагом продуктивности исследователи назвали неэффективные встречи и собрания, на которые тратится в среднем по 5-6 часов в неделю. Согласно данным опроса, 69% всех собраний неэффективны. (В США - 5,5 часа и 71% соответственно).

Любопытно, что особой разницы в том, как теряют время мужчины и женщины, исследование не выявило. Средний коэффициент продуктивного рабочего времени сотрудников-женщин равен 72%, а сотрудников-мужчин - 71%.

При этом лишь 34% респондентов сообщили, что используют инструменты и методики эффективного тайм-менеджмента. В связи с этим 60% участников опроса заявили, что не в состоянии поддерживать баланс между профессиональной деятельностью и личной жизнью, а неспособность продуктивно использовать все рабочее время усугубляет это ощущение.

Более половины респондентов (55%) заявили, что их продуктивность напрямую связана с работой на компьютере. В среднем каждый из участников опроса получает 42 электронных письма в день. Любопытно, что на этом авторы опроса останавливаются. И это неудивительно, учитывая, что опрос проводила корпорации Microsoft. Ведь многие исследования, проведенные ранее, показывают что электронная почта также может претендовать на звание одного из основных "пожирателей" времени.

В своих комментариях многие аналитики добавляют, что исследователи из Microsoft забыли упомянуть еще об одной очень важной причине снижения продуктивности работы сотрудников в офисе - неоправданно активном использовании Internet Explorer. Ведь на работу с электронной почтой тратится минимум 1-2 часа в день. При том что более половины писем оказываются ненужным спамом.

В глобальном онлайн-опросе приняли участие 38 000 респондентов из более чем двухсот стран мира. Для большинства из них главная задача сегодня - справиться с постоянно возрастающей рабочей нагрузкой и поддержанием баланса между профессиональной деятельностью и личной жизнью, отмечают авторы исследования.
По материалам проекта HRM.RU

Кулер в офисе стимулирует общение

Об изменениях в своих организациях сотрудники американских компаний чаще всего узнают от своих коллег, а не от руководства. К таким неутешительным выводам пришли эксперты расположенного в Чикаго исследовательского центра International Survey Research после опроса, проведенного среди 16 тыс. работников из 104 американских компаний. Несмотря на повышенное внимание к проблеме внутренних коммуникаций и огромное число посвященных этому курсов для менеджеров, ситуация оставляет желать лучшего. Согласно полученным данным, неформальные информационные каналы являются главным источником информации для 68% работников государственных учреждений, 65% сотрудников компаний высоких технологий и 46% работников финансового сектора.

Чаще всего, говорится в отчете, сотрудники получают важную информацию об изменениях в организации в процессе неформального общения со своими коллегами. Причем в качестве информационных каналов участники опроса чаще всего упоминали "слухи", "сплетни" и "разговоры около аппарата с питьевой водой". Насколько такой способ внутренней коммуникации способствует продуктивности работы - другой вопрос.

"Поглотители времени"

Статистика показывает, что 80% рабочего времени руководитель проводит, общаясь со своими сотрудниками, партнерами и т.д. Задумываемся ли мы о том, насколько эффективно наше общение? Возможно, на решение тех или иных проблем можно было затратить времени меньше, более интенсивно и сжато по времени решить поставленную задачу.
Куда же мы мчимся?!

Как часто нам не хватает времени на что-то важное, давно задумываемое... Наш рабочий день приобретает угрожающие временные размеры, и мы все чаще испытываем дефицит времени. Куда же может уходить наше такое дорогое время? Как сделать, чтобы его стало больше? Специалисты тренингово-консалтинговой компании "МОБИЛЕ" предлагают начать с анализа "Поглотителей времени". В списке, приведенном ниже, дан перечень наиболее распространенных причин временных потерь. Вы можете отметить "галочкой" те из них, с которыми сталкиваетесь чаще других.

Нужно просто открыть окно
Исследование, проведенное британской компанией Office Angels (OAs), в котором приняли участие 1000 офисных работников, показало, что обеденный перерыв 70% сотрудников длится менее часа. При этом 55% работников предпочитают перекусить прямо на рабочем месте.

По словам 69% опрошенных, в результате недостаточного полуденного отдыха они настолько сильно устают, что им приходится отменять различные мероприятия, запланированные на вечер. 73% указали на спад энергии во второй половине дня, который приводит к потере примерно 30 минут рабочего времени ежедневно.

"Возможно, работодатели должны следить за тем, чтобы сотрудники отдыхали от работы. Хотя закона, согласно которому сотрудники обязаны отдыхать не менее часа, не существует. Это должно повысить их производительность и снизить число неявок на работу, связанных с чрезмерной усталостью и стрессами", - говорит Адриан Марлоу из компании Lawspeed, занимающейся трудовым правом.

Для обеспечения должного отдыха в течение рабочего дня можно:
1. Делать небольшие перерывы, хотя бы для того чтобы выпить чаю;
2. Распределять задания в течение дня так, чтобы не пришлось проводить весь день за компьютером;
3. Прогуливаться на свежем воздухе во время обеденного перерыва;
4. Регулярно проветривать офис.

Тест "Поглотители времени"

1. Нечеткая постановка цели.
2. Отсутствие приоритетов в делах.
3. Попытки слишком много сделать за один раз.
4. Отсутствие представления о предстоящих задачах.
5. Плохое планирование дня.
6. Заваленный письменный стол.
7. Чрезмерное чтение (любой литературы, даже новой)
8. Досье (банк данных).
9. Недостаток мотивации.
10. Телефон, звонки, отрывающие от дела.
11. Поиски записей, адресов, телефонов.
12. Недостаток кооперации.
13. Незапланированные посетители.
14. Неспособность сказать «нет».
15. Неполная или запоздалая информация.
16. Отсутствие самодисциплины.
17. Неумение довести дело до конца.
18. Отвлечение на внешние факторы.
19. Затяжные совещания.
20. Недостаточная подготовка к беседам.
21. Нечеткая обратная связь или ее отсутствие.
22. Болтовня на частные темы.
23. Излишняя коммуникабельность.
24. Чрезмерность деловых записей.
25. Синдром откладывания.
26. Желание знать ВСЕ факты.
27. Длительное ожидание.
28. Спешка, нетерпение.
29. Слишком редкое делегирование полномочий.
30. Недостаточный контроль за делегированием полномочий.

Теперь выделите два важнейших поглотителя времени. С ними можно начинать целенаправленно работать уже сейчас.

Оригинал статьи находится на сайте "Известия Науки"

Обсудить статью в сообществе читателей журнала "Человек без границ"

Подписаться на журнал "Человек без границ"